Datenschutzhinweise

2. Zweck und Umfang der Anwendung

Die zugangsgeschützte Anwendung unterstützt die Verwaltung von Interessent*innen und Teilnehmenden, Maßnahmezuordnungen, Coachingdokumentationen, Kommunikation, Kalendern, Aufgaben, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Abrechnungen und den zugehörigen Nachweisen. Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die jeweiligen fachlichen und betrieblichen Abläufe erforderlich ist.

3. Verarbeitete Datenkategorien

• Stamm-, Kontakt-, Adress- und Kommunikationsdaten
• Status-, Gutschein-, Maßnahmen-, Kosten- und Kostenträgerdaten
• Coachingprotokolle, Unterrichtseinheiten, Ziele, Fortschritte und elektronische Unterschriften
• Bewerbungs-, Qualifikations- und sonstige hochgeladene Dokumente
• Angaben zur Arbeitsmarktintegration und zum Verbleib nach einer Maßnahme
• Externe Kontakte sowie dokumentierte Kontaktaufnahmen
• Benutzerkonten, Rollen, Kalender, Aufgaben, Chats, Arbeitszeiten und Abwesenheiten
• Rechnungs-, Zahlungs-, Leistungs- und steuerlich relevante Daten
• Anmelde-, Sicherheits-, Änderungs- und Auditdaten innerhalb der Anwendung

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragliche und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Dokumentations-, Nachweis-, Abrechnungs- und Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für einen sicheren und effizienten Betrieb, interne Organisation, IT-Sicherheit und Rechtsverteidigung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern für eine konkrete Verarbeitung eine Einwilligung eingeholt wird
• § 26 BDSG für Datenverarbeitungen im Beschäftigungskontext

Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur verarbeitet, wenn dies erforderlich ist und eine zusätzliche Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt.

5. Herkunft und Bereitstellung der Daten

Daten stammen insbesondere von den betroffenen Personen selbst, von autorisierten Mitarbeitenden sowie, soweit zulässig, von Kostenträgern, der Bundesagentur für Arbeit, Jobcentern, Unternehmen oder Institutionen. Erforderliche Angaben müssen bereitgestellt werden, wenn ohne sie Leistungen, Verträge, Nachweise oder gesetzliche Pflichten nicht ordnungsgemäß bearbeitet werden können.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Autorisierte Mitarbeitende der Academica GmbH entsprechend ihren Rollen und Aufgaben
• Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter und andere Kostenträger, soweit dies für die Maßnahme erforderlich ist
• Steuerberatung, Buchhaltung, Prüfstellen, Behörden oder Gerichte, soweit eine Pflicht oder Berechtigung besteht
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, als technischer Hosting-Dienstleister
• Der jeweils konfigurierte E-Mail-Dienstleister, sofern der E-Mail-Versand aktiviert wird

Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit sie für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

7. Hosting, Sicherheit und Protokollierung

Die Anwendung wird verschlüsselt per HTTPS bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt über persönliche Benutzerkonten und rollenbasierte Berechtigungen. Änderungen und sicherheitsrelevante Vorgänge können in Auditdaten nachvollzogen werden. Hochgeladene Dateien werden technisch geschützt gespeichert und können vor der Ablage durch einen Virenscanner geprüft werden. Datensicherungen dienen der Wiederherstellung nach technischen Störungen.

8. Cookies und lokale Speicherung

Die Anwendung verwendet technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Sitzung. Die gewählte Darstellung, beispielsweise der Hell- oder Dunkelmodus, kann lokal im Browser gespeichert werden. Es werden keine Werbe-, Analyse- oder Social-Media-Trackingdienste eingesetzt.

9. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen, vertraglichen oder förderrechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Buchungs- und Rechnungsdaten gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Fristen. Nicht mehr benötigte Benutzerkonten werden deaktiviert. Audit- und Sicherungsdaten werden nach den festgelegten internen Lösch- und Sicherungszyklen entfernt.

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Anfragen können an info@academica-bildung.de gerichtet werden.

11. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für die Academica GmbH ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

12. Automatisierte Entscheidungen und Drittlandübermittlungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Eine routinemäßige Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen. Sollte künftig ein Dienst mit Drittlandbezug eingesetzt werden, werden die erforderlichen Schutzmaßnahmen und Informationen ergänzt.